Ermittlungen, Wirtschaftsdetektei

Spesenbetrug durch Arbeitnehmer

Was versteht man unter Spesenbetrug?

Unter dem Begriff Spesenbetrug versteht man eine strafrechtlich unzulässige Handlung des Arbeitnehmers im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung, welche zu einer Kostenerstattung des Arbeitgebers führt.

Diese gefälschte Spesenkostenabrechnung wäre der Arbeitgeber nicht verpflichtet zu begleichen und der Arbeitnehmer begeht im Sinne des Strafrechtes eine Straftat (Betrug und Urkundenfälschung) mit zusätzlichen Arbeitsrechtlichen Konsequenzen dar.

Spesenbetrug und Reisekostenmanipulation ist eine Straftat!

Durch den Spesenbetrug erleidet der Arbeitgeber eine Vermögenschädigung, welche sich über die Jahre zu einer kleinen bis mittleren Gesamtsumme kumulieren kann.

Bei einigen unserer bereits gelösten Fälle, erlitten die betrogenen Unternehmen einen Schaden im sechsstelligen Bereich durch Spesen- und Abrechnungsbetrüger.

Der Spesenbetrug kann von jedem Mitarbeiter, unabhängig seiner innerbetrieblichen Stellung begangen werden und kann meist nur direkt und wirksam verhindert werden, wenn der Spesenbetrüger auf frischer Tat überführt wird.

Den typischen Reisekostenbetrüger gibt es nicht, da sich die Motive der einzelnen Täter stark unterscheiden. Meist ist es die Gelegenheit und Möglichkeit zur Tat oder Geldprobleme des Arbeitnehmers.

Im Allgemeinen gibt es vier gängige Arten von Spesenabrechnungsbetrug. Diese Arten umfassen:

Gefälschte Ausgaben

Gefälschte Ausgaben sind Betrug und eine Art, die nicht mit unschuldigem menschlichem Versagen verwechselt werden kann. Bei gefälschten Ausgaben handelt es sich um fiktive Einkäufe / Ausgaben, die durch fiktive und häufig handgefertigte Quittungen für Dinge gesichert sind, die nie tatsächlich gekauft wurden, um Ausgaben, die nie angefallen sind, „erstattet“ zu bekommen.

Persönliche Ausgaben

Eine andere Art von Betrug, der nicht mit menschlichem Versagen verwechselt werden kann, sind persönliche Ausgaben. Diese Art von Spesenabrechnungsbetrug tritt auf, wenn Mitarbeiter versuchen, eine Erstattung für Einkäufe / Ausgaben zu erhalten, die während einer Geschäftsreise persönlich und nicht geschäftsbezogen waren. Oft werden diese Ausgaben so gerahmt, als hätten sie mit dem Geschäft zu tun.

Mehrfache Erstattungen

Mehrfache Erstattungen können menschliches Versagen oder Betrug sein und es kann schwierig sein, dies zu sagen. Diese Art von möglichem Betrug tritt auf, wenn dieselbe Ausgabe mehrmals in einer Spesenabrechnung gemeldet wird. Wenn die Ausgaben in einem längeren Bericht zweimal gemeldet werden, kann dies zu menschlichem Versagen führen. In einem kurzen Bericht werden die Dinge jedoch mehr oder mehr verdächtig.

Überbewertete Ausgaben

Wie bei Punkt „Mehrfache Erstattungen“ können diese auf menschliches Versagen zurückzuführen sein oder als Betrug bei der Spesenabrechnung angesehen werden. Überbewertete Ausgaben sind, wenn Ausgaben bei ihrer Meldung aufgeblasen werden und legitime Ausgaben höher als ihre tatsächlichen Kosten gemeldet werden.

Überall dort, wo Mitarbeiter ihre eigenen Fahrzeuge für Arbeitszwecke nutzen, besteht die Gefahr von Kilometerbetrug. Eine globale Studie aus dem Jahr 2017 ergab, dass 47 Prozent der Geschäftsreisenden zugeben, ihre Reisekosten gefälscht oder übertrieben zu haben.

In dieser Situation hat sich der Kilometerbetrug tief in die Unternehmenskultur eingebettet. Es ist für Antragsteller üblich geworden, zurückgelegte Entfernungen routinemäßig aufzurunden.

Es entsteht ein sich selbst aufrechterhaltendes Problem – je häufiger die Praxis ist, desto normaler wird sie an einem Arbeitsplatz. Ein typischer Kommentar eines Umfrageteilnehmers lautete: „Ich begehe ja nichts Schlimmes, sondern füge nur ein paar zusätzliche Reisekosten oder Arbeitsstunden hinzu.“

Aber selbst die kleinsten individuellen Verluste, die sich innerhalb eines Unternehmens vervielfachen, führen zu einer ernsthaften Belastung der Unternehmensressourcen – sie hemmen das Wachstum und erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen.

Typische Beispiele des Spesenbetrugs sind z.B. großzügige Kilometerabrechnungen und nicht geleistete Arbeitsstunden, welche dem Arbeitgeber nur selten oder gar nicht auffallen.

Ein weiterer häufig auftretender Spesenbetrug wird durch Betankung der Privatfahrzeuge mit der Firmentankkarte durchgeführt.

Ein Beispiel aus einem unserer vielen gelösten Fälle:

Der Arbeitnehmer kommt pünktlich zur Firma, um bei der Arbeit einzustempeln, verlässt danach das Unternehmen um Kundenbesuche durchzuführen. Anstelle, dass der Arbeitnehmer den Kunden besucht, parkt dieser auf einem Parkplatz und schläft. Danach fährt dieser für ein paar Stunden durch die Gegend um Erledigung (z.B. Einkäufe, Baumarktbesuch etc.) durchzuführen.

Diese Erledigungen werden in der Nähe der eigentlich zu besuchenden Kunden durchgeführt, damit die Kilometerabrechnung ungefähr stimmig ist. Das Mittagessen und sonstige anfallende Spesen (Benzinkosten, Bewirtungen etc.) werden in die Reisekostenabrechnung eingetragen.

Am Ende des Tages kehrt der Arbeitnehmer zurück zur Firma, um bei der Zeiterfassung auszustempeln.

Dem Arbeitgeber entsteht hierdurch nicht nur ein Schaden durch den Spesenbetrug, sondern läuft zudem Gefahr den nicht besuchten Kunden zu verlieren.

Was kann ich bei Verdacht von Spesenbetrug unternehmen?

Wie bereits erwähnt, sind die meisten Spesenbetrüger klug und sehr kreativ. Viele sind bereit, große Anstrengungen zu unternehmen, um Aufdeckung und Verfolgung zu vermeiden. Wenn eine Person, deren einzige Ermittlungserfahrung darin besteht, Polizei Serien im Fernsehen zu sehen, versucht, ihre eigenen Ermittlungen anzustellen, könnte sie sich selbst enttarnen und sogar manchmal plötzlich in einer gefährlichen Situation befinden.

Nur ein ausgebildeter Experte wie ein erfahrener Detektiv besitzt das Geschick und das Know-how, um eine Betrugsermittlung richtig durchzuführen und dabei nicht enttarnt zu werden.

Ein Amateur, dem seine Deckung in 90% der Fälle auffliegt, kann ernsthafte Probleme bekommen. Amateur-Ermittler, egal wie ehrlich ihre Absichten sind, verstehen die Gesetze zur Sammlung von Beweismitteln nicht. Eine gute Information, die nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, kann einen ansonsten wertvollen Betrugsfall zunichtemachen.

Unsere Abteilung für Betrugsermittlungen besteht aus qualifizierten Experten mit umfassender Erfahrung in der Aufdeckung von Betrug und der Untersuchung solcher Fälle mit konkreten gerichtsverwertbaren Ergebnissen. Unsere Detektive sind in der Lage, komplexe Betrugsermittlungen zu lösen und kritische Ziele zu erreichen. Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Aufdeckung und Verhinderung von Spesenbetrug und alle anderen Arten von Betrug.

Unsere Detektei und unsere Ermittler observieren ihren Mitarbeiter über einen vereinbarten Zeitraum und dokumentieren den lückenlosen Arbeitstag des Mitarbeiters. Unsere Detektive dokumentieren dabei die Kilometer genaue Fahrtstrecken inkl. aller eventuellen Tankvorgänge, die genauen Arbeitszeiten und Kundenkontakte. Selbstverständlich werden ebenso alle anderen wichtigen Ereignisse, der zu observierende Person dokumentiert.

Die eingereichten Spesen- und Reisekostenabrechnungen des Mitarbeiters können Sie dann mit unserem minutiösen Tätigkeitsbericht abgleichen und bei einem Verstoß oder Betrug durch den Mitarbeiter gerichtsverwertbar verwenden. Dasselbe gilt auch für die durch den Arbeitnehmer angegeben Arbeitszeiten und Kundenkontakte. Die Berichterstattung erfolgt in schriftlicher und visuelle Dokumentation Alle beteiligten Direktive stehen Ihnen selbstverständlich jederzeit als Zeugen vor Gericht zur Verfügung.

Wer übernimmt die Kosten der Ermittlung bei Spesenbetrug? 

Laut Urteil des Bundesgerichtshofes sind die angefallenen Detektivkosten für die Ermittlungen - also auch bei Spesenbetrug - Teil der Prozesskosten, welche im Streitfall die unterlegene Partei zu zahlen hat. Voraussetzung hierfür ist, dass der Detektiv-Einsatz für die Durchsetzung des Rechtes mit Bezugnahme eines konkreten Verdachtes notwendig war. Dies gilt für den Wirtschaftlichen, sowie für den Privaten Bereich.

Das bedeutet: Die Detektei weist nach, dass eine Straftat oder ein Vergehen während der Ermittlung und Beobachtung von der gegnerischen Partei begangen wurde. In diesem Fall hat die unterlegene Partei die Detektivkosten zu erstatten.

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